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Los beneficios del servicio de recepción en las organizaciones
published on 29/09/2022
La recepción es la cara y la voz visible de la empresa. De ahí, la importancia que tiene para una compañía que sus clientes siempre se lleven una buena impresión, personalizada y cálida. Por ello es importante contar con un servicio de recepción profesional y preparado que ayude a mostrar la mejor versión del negocio desde el primer momento.
Tanto de forma presencial como por teléfono, esa primera toma de contacto va a #DejarHuella en cada visitante. Que sea positiva depende del valor que se le otorgue. Las primeras impresiones tienen el poder de impulsar o frenar un negocio, por lo que no hay que infravalorar la misión de las personas que se encargan de la recepción, puesto que va a ser notable su influencia en todos los que interactúen con la empresa.
Para que esta primera impresión sea impecable, presentamos los imprescindibles que nuestro personal de recepción en Armonia siempre cumple.
Habilidades del servicio de recepción
La buena presencia, los buenos modales, el manejo del lenguaje (tanto verbal como corporal), la capacidad de resolución, el trato cordial y amable, la proactividad, la paciencia y la calidad de servicio son algunas de las cualidades deseables en el personal de recepción.
El personal de recepción es un profesional todoterreno. Mientras que la mayoría de los empleados se centran en sus propias tareas, la recepción de una compañía, es una pieza clave para todos los departamentos y áreas de la empresa. Conocer de primera mano información sobre la misma, su funcionamiento, el personal, diferentes departamentos y funciones de los mismos, hace que sea el perfil ideal para responder todas las preguntas y dudas de los clientes o futuros clientes, así como de la propia plantilla. Los imprevistos y cambios del día a día en una organización, hace que también sea muy importante su versatilidad y adaptabilidad.
Grandes comunicadores
Las habilidades de comunicación son su mejor activo y no sólo tienen la capacidad de hablar bien y transmitir información con claridad, sino que también son excelentes oyentes siempre dispuestos a ofrecer respuestas y soluciones en tiempo récord, resolver imprevistos y asegurarse de que clientes, empleados y colaboradores, se sientan bien atendidos.
Saben cómo mantener la calma al sentirse bajo presión y son capaces de gestionar con tranquilidad y eficacia situaciones de estrés como varias líneas telefónicas sonando a la vez, personas esperando en la recepción, llegada de mensajeros, o solicitudes importantes vía correo electrónico. Además, también manejan con profesionalidad y rigor llamadas telefónicas complicadas.
Un balón de oxígeno para la organización
La gestión del tiempo es uno de los puntos fuertes de estos profesionales ya que son excelentes para hacer malabares con todas sus tareas diarias. Tareas como distribución de la correspondencia, gestión de salas, gestión de plazas de garaje, gestión de taxis, gestión de mensajería, gestión de material de oficina, gestión de cuidado de la zona office, gestión de zona reprografía, gestión de destrucción de papel, actualización directorios de las compañías, avisos a personal de mantenimiento, además de la atención presencial y telefónica de todo el que visita o llama a la compañía, son parte del día a día de muchas de las recepciones.
Además, en tiempos postpandemia, se han convertido en piezas claves para ayudar y ponerse al servicio de todo el personal de la empresa, convirtiéndose en verdaderos solucionadores y guardianes de las oficinas.
Mucho más que una voz
Llamar a una empresa y que salte un contestador o incluso no ser bien atendidos puede ser una oportunidad perdida, incluso en días festivos. De igual manera, contestar el teléfono personalmente, en el caso de autónomos y empresas más pequeñas, puede proyectar una imagen de poca relevancia. El que te responda un profesional, la sensación será la de una empresa afianzada generando más confianza y seguridad.
El servicio de recepción es mucho más que una voz que descuelga el teléfono. Es una extensión del negocio y, como tal, refleja su profesionalidad.
Independientemente del tamaño de la empresa, contratar un servicio de recepción mejorará su productividad ya que, no sólo se encargará de las constantes interrupciones del teléfono, sino que sabrá priorizarlas y tramitarlas. El personal de recepción estará formado y familiarizado con los procesos de un negocio en concreto, así como, con su jerga, lo que le permitirá conversar con clientes, proveedores y otras personas con total seguridad y confianza.
Buenas razones para externalizar el servicio
El área de recepción es tanto la primera toma de contacto con una empresa como la más habitual, no sólo para clientes sino también empleados y juega un papel relevante en la representación de la empresa. En numerosas ocasiones y por distintos motivos, se descuida el servicio de recepción siendo encomendado a empleados sin formación o personal temporal que desconoce tanto el puesto como el funcionamiento de la compañía.
Apostar por el outsourcing o externalización de servicios trae consigo numerosos beneficios. Decidirse a subcontratar a proveedores externos para realizar las tareas del servicio de recepción, permite que la propia compañía y su personal pueda centrarse en las actividades clave de su negocio.
Otra ventaja muy importante es la garantía de calidad los 365 días del año, ante todos los imprevistos que el personal asignado pueda tener; ausencias o vacaciones. De esta manera también queda garantizado el servicio de un profesional específicamente formado que mantenga los estándares de calidad sin tener que invertir tiempo y esfuerzo en formar al suyo propio.
En Armonia nuestra prestación de recepción está pensada para adaptarse a cada tipo de invitado. Sabemos lo importante que es ofrecer esa imagen profesional que deseas, por eso contamos con un servicio de atención al cliente profesional y de calidad, segmentado a las necesidades de cada cliente para ser una extensión del negocio.
Armonia, expertos en Facility Solutions, surge con la misión de ofrecer un servicio humano, profesional y de alta calidad a los clientes más exigentes mediante un conjunto de prestaciones ligadas al ámbito laboral y al mantenimiento de inmuebles y edificios: Recepción corporativa, Auxiliares & control de accesos, Limpieza & logística, Seguridad & protección y Centro Especial de Empleo.
